Il budget
Il budget è lo strumento fondamentale per l’orientamento al futuro dell’attività di direzione.
Elaborare il budget equivale a tracciare la rotta per raggiungere un determinato obiettivo. Lungo il tragitto, inevitabilmente, gli imprevisti porteranno a scostarsi dalla linea tracciata. Tuttavia, non si sarà in balia degli eventi, perché si avrà il riferimento, per individuare immediatamente gli scostamenti e per decidere gli aggiustamenti necessari.
Spesso, a proposito del budget, si incontra l’obiezione – da parte degli Imprenditori – che, al giorno d’oggi, sarebbe impossibile prevedere che cosa potrà capitare anche nell’immediato futuro.
In realtà, il budget non è una previsione fine a sé stessa (divinazione), ma un programma razionale d’azione, in cui vengono definiti:
- gli obiettivi che si vogliono, o si devono raggiungere, coerentemente alla strategia competitiva aziendale (che cosa?)
- le azioni che si reputano necessarie a raggiungere tali obiettivi (come?)
- la distribuzione temporale di tali azioni (quando?)
- la responsabilità delle persone che dovranno agire (chi?) e il relativo sistema di incentivi.
Il budget, pertanto, oltre che strumento di controllo economico e finanziario, assume il ruolo di fase del più ampio processo di pianificazione strategica e svolge una fondamentale funzione motivazionale nei confronti di tutta l’organizzazione aziendale. Infatti, attraverso il budget, tutto il personale viene reso partecipe degli obiettivi aziendali ed è responsabilizzato al relativo conseguimento.
Le fasi del progetto di budgeting
Il budget è un processo complesso e delicato, da affrontare con chiara consapevolezza dei risultati passati e con una visione affidabile di come andrà a chiudersi l’anno in corso.
Per questo, il processo di budgeting si articola nelle seguenti fasi:
1. Analizzare la performance aziendale
Il primo passo necessario è quello di predisporre – in modo rapido e semplice – le informazioni analitiche sui risultati consuntivi aziendali.
Meglio se i risultati sono articolati per aree di business, centri di costo, clienti, prodotti/commesse.
2. Proiezione “a finire”
Dopo aver compreso le cause che hanno determinato i risultati aziendali, i responsabili aziendali devono essere coinvolti nel determinare attendibilmente le proiezioni dell’anno a finire, per completare il quadro di partenza dal quale prende le mosse l’elaborazione del budget dell’anno successivo.
3. Elaborare il budget
Il terzo momento è la creazione del budget.
Esso nasce, semplicemente, dalla simulazione degli effetti degli interventi programmati dai responsabili di budget.
Le simulazioni possono riguardare tutte le aree della gestione, ricavi e costi articolati per aree di business, centri di responsabilità, clienti, prodotti/commesse, nonché investimenti ed equilibri finanziari e patrimoniali.
L’elaborazione del budget può richiedere la valutazione di diversi scenari alternativi (ottimistico, pessimistico e realistico), per verificarne i possibili effetti economici e finanziari ed orientare le scelte commerciali, organizzative e produttive.
L’obiettivo è quello di condividere e definire un percorso sostenibile di miglioramento della performance aziendale.
Il budget diventa la “rotta” da seguire e definisce gli obiettivi coordinati di performance per i diversi responsabili di funzione.
4. Controllare in progress l’evoluzione dei risultati
Il budget approvato e consolidato diventa il riferimento per il controllo “in progress” dei nuovi risultati aziendali.
L’efficacia degli interventi programmati in fase di budget, viene tenuta sotto controllo mediante l’analisi periodica degli scostamenti di risultato (vendite, costi, margini, flussi di cassa, situazione patrimoniale), a livello complessivo aziendale o con il dettaglio necessario (per voci di costo e di ricavo, centri di costo, aree di business, prodotti, clienti, ecc.).
5. Revisioni di budget
In corso d’anno, le previsioni di budget potranno essere riviste (revisioni), introducendo nuove ipotesi e simulando l’evoluzione degli scenari, in funzione delle modificate condizioni del mercato e della gestione.
Questo, ancora una volta, potendo verificare come le nuove proiezioni porteranno a chiudersi l’anno in corso, sia dal punto di vista economico, sia da quello finanziario e patrimoniale.
